Câu chuyện trước và sau khi dọn dẹp lịch

Cách nhanh nhất để hiểu giá trị của việc dọn dẹp là nhìn vào kết quả chứ không phải lý thuyết.

Câu chuyện 1: Nhóm sản phẩm liên tục bị phình to

Trước

• 14 cuộc họp định kỳ/tuần
• 5 chiếc không có chủ sở hữu rõ ràng
• cuộc họp lập kế hoạch thường xuyên kéo dài hơn 20 phút

Sự can thiệp

• loại bỏ loạt định kỳ lỗi thời
• đổi tên các diễn đàn đang hoạt động với chủ sở hữu + mục tiêu
• sáp nhập ba cuộc họp tình trạng vào một xem xét quyết định

Sau (4 tuần)

• các cuộc họp định kỳ giảm xuống còn 8
• cuộc họp lập kế hoạch kết thúc đúng thời hạn trong 3 đến 4 tuần
• tỷ lệ xung đột giảm 62%

Câu chuyện 2: lịch trình của người sáng lập đầy người giữ chỗ

Trước

Lịch có vẻ đầy đủ nhưng chứa nhiều khoản tạm dừng dự kiến (TBD, may, hold).

Sự can thiệp

• đã xóa phần giữ chỗ cũ hơn 21 ngày
• giới hạn phần giữ chỗ mới cho một khối hàng ngày
• áp dụng mẫu đặt tên [Giữ] chủ đề - hết hạn

Sau (2 tuần)

Người sáng lập đã khôi phục được hai khối công việc không bị gián đoạn mỗi ngày.

Câu chuyện 3: Nhóm điều hành xuyên múi giờ

Trước

Sự kiện chuyển giao ca trùng lặp đã tồn tại trên hai lịch được đồng bộ hóa.

Sự can thiệp

• lịch nguồn bị cô lập
• đã xóa chuỗi trùng lặp theo người tổ chức + vị trí
• mẫu sự kiện bàn giao được tiêu chuẩn hóa

Sau (1 tháng)

Lỗi chuyển giao nâng cấp đã giảm do mọi người đều tham chiếu đến các sự kiện giống nhau.

##Bài học chia sẻ

Mỗi lần dọn dẹp thành công đều kết hợp hai động thái:

1. loại bỏ tiếng ồn kế thừa,
2. đưa ra quy tắc ngăn chặn sự tái phát triển.

Nếu không có bước thứ hai, sự lộn xộn sẽ quay trở lại trong vòng vài tuần.